1. Choisir la forme juridique
2. Choisir une raison sociale
3. Faire un apport en espèce ou en nature
4. Rédiger les Statuts et l’éventuelle convention d’actionnaires
5. Nommer l’organe exécutif
6. Nommer l’organe de révision (si opting-in)
7. Signer l’acte authentique de fondation
8. Inscrire la société au registre du commerce
9. Souscrire aux assurances sociales obligatoires et assujettir fiscalement la société
10. S’inscrire à la TVA et mettre sa comptabilité en place
La création d’une société commerciale est un choix judicieux lorsque vous démarrez une nouvelle activité ou que celle que vous exercez en tant qu’indépendant prend de l’ampleur.
Il existe deux catégories de sociétés commerciales en Suisse :
- Les sociétés de personnes, comme la société en nom collectif, la société en commandite, voire la raison individuelle que l’on peut inclure dans cette catégorie
- Les sociétés de capitaux, comme la Société à responsabilité limitée (Sarl) et la Société Anonyme (SA).
C’est sur les étapes de création des deux dernières que cet article se concentre.
Le principal avantage de la Sarl et de la SA en comparaison des autres formes de sociétés commerciales est l’absence de responsabilité des associés pour les dettes de la société.
S’ajoute à cela que depuis l’entrée en vigueur de la RFFA en 2020, le taux d’imposition de ces sociétés est devenu extrêmement attractif, environ 13-14% en fonction du canton où la société a son siège.
La mise en place d’une société de capitaux nécessite toutefois des formalités plus lourdes, que vous trouverez détaillées ci-dessous.
1. Comment choisir entre Sarl et SA ?
La première étape consiste à choisir la forme juridique de votre future société entre Sarl et SA. Ce choix se fera essentiellement en fonction de vos besoins et de vos moyens lors de la fondation.
La SA requiert la constitution d’un capital minimum de CHF 100'000.-, dont le 20% au moins doit être libéré, mais au minimum CHF 50'000.-, tandis que la Sarl ne requiert qu’un capital minimum de CHF 20'000.- entièrement libéré.
Dans des termes plus clairs, la création d’une SA nécessite un engagement financier minimum de CHF 100'000.- assorti de l’obligation de verser effectivement un minimum de CHF 50'000.- sur le compte de consignation pour la création de la société. L’autre part reste due, mais n’a pas besoin d’être effectivement versée sur les comptes de la société tant que la santé financière de la société reste bonne. En cas de fixation d’un capital-actions plus conséquent, seuls 20% de la somme engagée doit être libéré, mais au minimum CHF 50'000.-.
La Sarl nécessite, quant à elle, un engagement minimal de CHF 20’000.-, qui devra dans tous les cas être totalement versé sur le compte de consignation pour la création de la société.
La SA requiert donc un engagement financier ainsi qu’un versement plus conséquent, elle présente néanmoins l’avantage de préserver l’anonymat des actionnaires.
Il est également tout à fait envisageable de créer d’abord une Sarl puis de la transformer par la suite en SA. Il faudra cependant payer à nouveau les frais de fondation.
Mis à part ces quelques différences, la SA et la Sarl présentent des exigences administratives comparables, elles ont les mêmes formalités comptables et nécessitent qu’un des membres de l’exécutif ou un des directeurs soit domicilié en Suisse.
2. Comment choisir sa raison sociale ?
Vous allez ensuite devoir choisir le nom de votre future société, où plus précisément sa raison sociale. Elle est à votre entière discrétion, si bien qu’elle peut aussi bien donner des indications sur votre activité ou sur les personnes qui la composent, comme être totalement fantaisiste.
Elle doit toutefois être conforme à la réalité et ne pas induire en erreur.
Votre raison de commerce devra aussi nécessairement indiquer la forme juridique de votre société, soit en toutes lettres (ex : Société Anonyme), soit en abrégé (ex : SA). La liste des abréviations autorisées fait l’objet d’une annexe à l’Ordonnance sur le registre du commerce.
Enfin, vous devrez également vérifier que la raison de commerce choisie se distingue nettement de toute autre raison de commerce déjà inscrite en Suisse.
3. Qu’est-ce que l’apport en nature ou en espèce ?
Il vous faudra également faire un apport d’un montant égal au capital libéré pour la constitution du capital-actions de votre SA (ou le capital social de votre Sarl).
Cet apport peut-être soit en espèce, soit en nature.
La libération du capital en espèce requiert de déposer la somme voulue sur un compte de consignation, ouvert auprès d’une banque, qui vous remettra une attestation prouvant le versement. Ce document sera à remettre au notaire lors de la signature de l’acte de fondation.
La libération du capital en nature consiste à apporter des actifs (biens, créances, titres, etc.) d’une valeur totale équivalente au capital à libérer. Ces actifs doivent être identifiables, disponibles et transférables.
Ces biens devront être vérifiés par un réviseur agréé afin qu’il en certifie la valeur dans une attestation de vérification. L’évaluation de ces actifs fait l’objet d’une réglementation et d’usages relativement précis.
Sur la base de ces valeurs, un contrat d’apports doit être établi ainsi qu’un rapport de fondation faisant état de la nature et de l’état des apports.
Un apport en nature a donc pour avantage d’éviter un versement en espèce, mais requiert des formalités qui engendrent des frais supplémentaires.
D’autres alternatives sous la forme de montage sont envisageables. Il est conseillé d’en discuter avec un professionnel.
4. Comment rédiger les statuts d’une société ?
(et l’éventuelle convention d’actionnaire)
Cette partie est l’une des plus déterminantes. Une fois signés, ces documents vont vous lier et s’appliquer aux relations internes de votre société (actionnaires/associés gérants, directeur, organe de révision, assemblée générale).
Tout ce qui n’est pas régi par les statuts sera soumis aux dispositions du code des obligations, avec les conséquences que cela comporte.
Les statuts devront inclure a minima la raison sociale de votre société, le but, le siège, le capital social/capital-actions et la somme libérée par chaque associé.
Le Code des obligations octroie cependant un large pouvoir aux statuts, qui peuvent contenir de nombreux autres points comme la représentation, la direction, les modalités d’augmentation de capital, les droits de préemption, les attributions faites à un organe plutôt qu’un autre, certaines modalités de vote, etc.
Une fois définitivement adoptés, les statuts de votre société seront transmis au registre du commerce, si bien que chaque modification nécessitera des formalités administratives ainsi que le paiement d’un émolument.
La rédaction de statuts, adaptés à votre structure et à votre plan de développement, permet de vous protéger contre d’éventuels évènements futurs inattendus et de vous éviter de payer des émoluments pour des formalités supplémentaires.
En cas de pluralités d’actionnaires/associés gérants, il est fortement recommandé de mettre en place dès le début de la société une convention d’actionnaire afin de protéger vos intérêts ainsi que le bon fonctionnement de la société.
L’aide d’un professionnel pour la réalisation de ces étapes est fortement conseillée afin de vous éviter des mésaventures par la suite.
5. Pourquoi nommer avec diligence l'organe exécutif ?
L’organe exécutif c’est le conseil d’administration (CA) dans la SA et les gérants dans la Sarl.
Cet organe est constitué de membres élus qui devront être nommés pour la première fois lors de l’assemblée constituante devant le notaire.
Le conseil d’administration de la SA possède toutes les prérogatives qui ne sont pas dévolues à l’Assemblée générale ou à l’organe de révision. Les pouvoirs du conseil d’Administration sont donc importants.
Les gérants de la Sarl jouissent généralement d’un rayonnement légèrement plus faible que le conseil d’administration de la SA. Ils sont néanmoins également compétents pour toutes les affaires non dévolues à l’assemblée des associés, rendant le choix de ces gérants tout de même capital.
Il faudra, en dernier lieu, s’assurer que l’un au moins des membres du conseil d’administration ou des directeurs de la SA soit domicilié en Suisse. Il en va de même s’agissant des gérants et directeurs de la Sarl.
6. Qu’est-ce que l’opting out ?
L’organe de révision devra également être nommé lors de l’assemblée constituante devant le notaire.
S’agissant de cet organe, SA et Sarl sont soumises aux mêmes obligations. Un réviseur agréé devra ainsi être nommé lors de l’acte de fondation afin d’assumer ce rôle.
Ce réviseur sera chargé d’opérer un contrôle ordinaire, procédure relativement lourde, si deux des seuils suivants sont dépassés : Total du bilan de CHF 20 millions, chiffre d’affaires de CHF 40 millions et 250 emplois, ce qui est rarement le cas lors de la fondation d’une société.
À défaut de contrôle ordinaire obligatoire, les sociétés commerciales sont soumises par défaut au contrôle restreint.
Néanmoins lorsqu’une société possède moins de 10 employés, ce qui est souvent le cas lors de la création d’une société nouvelle, il est possible d’opérer un « opting-out », c’est-à-dire de renoncer au contrôle restreint. Cela permet à la société de se dispenser d’organe de révision et d’économiser de précieux frais et de nombreuses formalités administratives.
Ainsi lors de l’assemblée constituante, il s’agira soit de nommer un réviseur agréé comme organe de révision soit d’opérer un « opting-out ».
7. Qu’est-ce que l’acte authentique de fondation ?
Une fois la forme et le nom choisi, puis le(s) attestation(s) d’apport(s) remise(s) au notaire, vous pourrez constituer votre société. Pour cela, il vous faudra signer l’acte authentique de fondation.
Il s’agit de la première assemblée des actionnaires de la SA – où des associés dans la Sarl – aussi appelée l’assemblée constituante au cours de laquelle le(s) futur(s) actionnaire(s) déclare(nt) vouloir fonder ladite société.
Lors de cette assemblée, les statuts devront être arrêtés et les organes désignés, d’où l’importance d’y avoir songé en amont.
8. Comment inscrire sa société au registre du commerce ?
Une fois la société constituée par la signature de l’acte authentique de fondation, il s’agira encore de lui donner à proprement dit naissance.
Pour être effectivement créée et jouir de la personnalité juridique, une société commerciale doit être formellement inscrite au registre du commerce (RC).
Pour s’inscrire au RC, l’ensemble des administrateurs de la SA - où des gérants de la Sarl –désignés lors de l’assemblée constituante doivent apposer leur signature sur la demande d’inscription, qui sera envoyée au registre du commerce. Cette formalité est généralement assumée par le notaire simultanément à l’assemblée constituante.
La société devra ensuite patienter jusqu’à l’obtention de l’extrait du registre du commerce pour que les fonds consignés soient libérés et qu’elle puisse véritablement démarrer son activité.
Pour cela deux alternatives, attendre la publication officielle dans la FOSC ou commander un extrait anticipé du registre du commerce auprès du bureau cantonal, contre paiement d’un émolument.
Il est toutefois possible d’effectuer des opérations au nom de la société dite « en création », avant son inscription, tout en sachant que dans le cas où l’inscription ne devait pas avoir lieu, la société non créée sera considérée comme une société simple. En conséquence, tous les associés répondront de manière solidaire des droits et obligations contractées.
9. Comment souscrire aux assurances sociales obligatoires ? Dois-je assujettir ma société fiscalement ?
Une fois votre entreprise créée, les formalités ne sont pas finies pour autant.
Vous devrez tout d’abord assujettir votre société auprès de l’administration fiscale. En effet, les sociétés de capitaux sont des sujets fiscaux différents des personnes qui les dirigent. Nous vous conseillons de recourir au service d’un professionnel afin de gérer vos déclarations d’impôts.
Vous devrez également contracter des assurances sociales afin d’assurer vos employés, ou simplement vous-même dans le cas où vous êtes votre seul employé, ainsi que des assurances commerciales afin de protéger votre entreprise.
Il vous faudra tout d’abord vous affilier auprès d’une caisse AVS, regroupant l’assurance invalidité (AI), l’assurance perte de gain (APG) et l’assurance chômage (AC), soit le 1er pilier, et à laquelle vous annoncerez tous vos employés.
Au total, en plus du salaire brut, ces cotisations représentent une charge légèrement supérieure à 15% du salaire brut de l’employé.
Si le salaire de vos employés dépasse CHF 21'330.-, vous aurez l’obligation d’inscrire votre société à une caisse assurant le deuxième pilier, soit la LPP, et de payer des cotisations pour tous les employés dont le salaire dépasse ce seuil.
Ces cotisations varient en fonction de l’âge de l’employé et de la caisse choisie et se calcule sur la base du salaire dit « coordonné ».
Vous devrez également souscrire à une assurance accident pour vos collaborateurs qui les couvre contre les accidents professionnels et/ou non professionnels ainsi que contre les maladies professionnelles. Si votre salarié travaille moins de huit heures par semaine, vous ne devrez l’assurer que pour les maladies et accidents professionnels.
10. Pourquoi s’inscrire à la TVA et mettre une vraie comptabilité en place ?
Dès que le chiffre d’affaires de votre société est supérieur à CHF 100'000.- par an, vous aurez l’obligation d’affilier votre entreprise à la TVA. Lors de la création d’une nouvelle société si lors des 3 premiers mois d’activité votre chiffre d’affaires projeté sur les 12 prochains mois vous laisse penser que vous dépasserez les CHF 100'000 par année, vous avez l’obligation de vous assujettir.
Il est également possible de s’affilier avant d’atteindre ce montant. Ce choix est à votre entière discrétion. Il existe différents types d’affiliations, afin de choisir la bonne méthode il est recommandé de consulter un professionnel.
Enfin, que vous ayez choisi d’être soumis au contrôle restreint ou non, votre société devra dans tous les cas tenir une comptabilité.
Vous devrez boucler vos comptes en fin d’exercice commercial et établir un bilan ainsi qu’un compte de résultat, sans oublier l’annexe, puis effectuer une déclaration fiscale. Ces tâches seront bien plus aisées en cas de tenue régulière de vos comptes.
Il est d’ailleurs primordial de garder toutes ses factures, même si celles-ci interviennent avant la création de votre société.
Pour ces démarches, je ne peux que vous recommander de vous attacher les services de professionnels afin de gagner du temps précieux et vous concentrer sur vos affaires.
Paul-Edgar Levy